¿Qué es un Comprobante Fiscal?

Es un documento que los contribuyentes deben expedir por cada operación que realizan, con la finalidad de comprobar sus ingresos y egresos para efectos fiscales.

¿Qué es un Comprobante Fiscal Digital?

Es un documento electrónico que maneja estándares de seguridad internacionalmente reconocidos, que garantizan que el comprobante es auténtico, íntegro, único y que será aceptado igual que el comprobante fiscal impreso.

Es un mecanismo alternativo de comprobación de ingresos y egresos para efectos fiscales.

Dentro de los comprobantes fiscales digitales se encuentran: facturas, notas de crédito, notas de cargo, entre otros.

¿Qué es una Factura Electrónica?

La facturación electrónica es un mecanismo de comprobación fiscal que se basa en el aprovechamiento de medios electrónicos para la generación, procesamiento, transmisión y resguardo de los documentos fiscales de manera digital; con la reforma al artículo 29 del Código Fiscal de la Federación, se dispone que a partir del 1 de enero de 2011, inicie de manera paulatina su uso generalizado, con ello, los contribuyentes deberán expedir documentos digitales como comprobantes por las actividades que realicen.

La factura electrónica cumple con los requisitos legales de los comprobantes tradicionales y garantiza, entre otras cosas, la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido, lo que genera una mayor seguridad jurídica, y disminuye los riesgos de fraude y de evasión fiscal ocasionados por la generación de comprobantes apócrifos que afectan a la economía formal.

Los contribuyentes que utilizan la facturación electrónica han visto sus beneficios en materia de seguridad, disminución de costos, optimización de controles internos, impulso de mejores procesos tecnológicos y cambio de prácticas, por lo que han ido incrementando paulatinamente su uso, disminuyendo o eliminando la emisión de comprobantes impresos.

¿Cuál es la diferencia entre una factura impresa y una electrónica?

Ambas facturas tiene la misma validez fiscal, la diferencia radica en la forma en que son creadas, enviadas, almacenadas y los elementos de seguridad con los que cuenta.

¿En qué consiste la facturación electrónica?

Consiste en emitir los comprobantes de las operaciones comerciales que realizan los contribuyentes mediante documentos electrónicos o digitales que se apegan a los lineamientos establecidos por el SAT. Facturar electrónicamente implica el cumplimiento de obligaciones específicas que la autoridad ha establecido para este modo de emisión de comprobantes.

¿Cuál es el fundamento legal para facturar electrónicamente?

La emisión de Comprobantes Fiscales Digitales se encuentra soportada en las siguientes disposiciones:

Art. 29 del Código Fiscal de la Federación.

Capítulo 1.2.11 de la Segunda Resolución de Modificaciones a la Resolución Miscelánea Fiscal para 2010

Anexo 20 del Diario Oficial de la Federación.

¿Qué beneficios se obtienen al facturar electrónicamente?

Se agiliza la interacción entre clientes y proveedores.

Se reducen tiempos en procesos administrativos.

Mayor productividad.

Reducción de costos administrativos así como en el volumen de papel, correo, fax y otros gastos fijos.

Rapidez y seguridad en el intercambio de información.

Mejor servicio al cliente.

Mayor Seguridad. Tiene exactamente la misma validez que las facturas en papel y se puede determinar la veracidad de estas facturas utilizando los servicios del SAT.

¿Qué se debe hacer para facturar electrónicamente?

Las personas físicas y morales que opten por emitir facturas electrónicas, deben cumplir con los siguientes requisitos mínimos:

Contar con un certificado vigente de firma electrónica avanzada.

Contar con al menos un certificado de sello digital.

Contar con un determinado rango de folios asignados por el SAT.

Que al asignarse el folio, y en su caso serie, se registre de manera electrónica y automática en la contabilidad, al momento de la emisión del comprobante fiscal digital la referencia exacta de la fecha, hora, minuto y segundo, en que se generó el comprobante fiscal digital conforme al formato señalado en el Anexo 20 de esta Resolución. (La interfaz existente entre Aspel-SAE y Aspel-CAJA con Aspel-COI permite cumplir totalmente con la disposición).

Reportar mensualmente la información de las facturas emitidas utilizando la aplicación SICOFI.

¿Es obligatorio el uso de la Factura electrónica?

Adoptar el esquema de facturación electrónica en el ámbito fiscal es completamente opcional (Art. 29 CFF). Sin embargo, de acuerdo a la Reforma Fiscal 2010, los Comprobantes Fiscales Digitales serán obligatorios para contribuyentes que obtengan ingresos superiores a 4'000,000.00 anuales para 2011 en comprobantes con montos mayores a $2,000.00

¿Es posible emitir facturas electrónicas y facturas impresas al mismo tiempo?

Los contribuyentes que opten por emitir comprobantes fiscales digitales NO pueden expedir otro tipo de comprobantes fiscales, a menos que se trate de contribuyentes que dictaminen sus estados financieros (Artículo 42 del RCFF). Esto significa que un contribuyente que no dictamina sus estados financieros y opta por la emisión de comprobantes fiscales digitales, a partir de ese momento TODOS LOS COMPROBANTES FISCALES que emita (facturas, notas de crédito, notas de débito, recibos de honorarios, recibos de donativos, etc.) deberán ser DIGITALES.

¿Qué debo considerar para iniciar a facturar electrónicamente?

Los requisitos y obligaciones que se deben cumplir ante la autoridad para proceder a emitir Comprobantes Fiscales Digitales.

Que los procesos de la organización hayan sido revisados para determinar los cambios derivados de las nuevas condiciones de operación que implica trabajar con Comprobantes Fiscales Digitales (factura electrónica, notas de crédito, etc.)

Que se cuente con un sistema de cómputo capaz de emitir Comprobantes Fiscales Digitales, incluyendo los controles y generación de información que la autoridad requiere.

¿Qué características debe cumplir la aplicación que se utilice para facturar electrónicamente?

Se requiere una aplicación que haga lo siguiente:

Administración del certificado de sello digital de la empresa.

Manejo y control de folios asignados por el SAT.

Generación del CFD (Comprobante Fiscal Digital) de acuerdo a las disposiciones.

Entrega del CFD al cliente, envío en formato xml o impresión.

Generación de reporte mensual para el SAT.

Registro contable del movimiento.

 Lo más importante, es que todos los procesos anteriores se realicen cumpliendo con las disposiciones fiscales vigentes.

¿Qué es una Addenda?

La addenda es un elemento de la factura electrónica, que el SAT ha puesto a disposición de las empresas para que puedan agregar al comprobante datos que no son relevantes en términos fiscales, pero que comercialmente sí lo son, por ejemplo clave de proveedor, número de orden de compra, números de serie de los productos, el lugar de entrega, etc. Es importante mencionar que el contenido de la Addenda NO es considerado en la generación de la Cadena Original ni en el Sello Digital del CFD, es decir, el contenido de la Addenda no “participa” en el procesamiento de la información que le da validez al CFD.

¿Quién decide el contenido de la addenda?

El contenido de la Addenda NO ESTA REGULADO por el SAT, por lo que CADA EMPRESA PUEDE DEFINIR EL CONTENIDO QUE MAS LE CONVENGA en términos de estructura e información, por lo que al día de hoy nos enfrentamos a la necesidad de cumplir múltiples requerimientos de datos y formato de Adendas. Generalmente el contenido y estructura de la addenda la establece el receptor de la factura (cliente).

¿Qué es un Complemento?

Es un elemento de la factura electrónica que contiene información comercial, la cual, a diferencia del Addenda, ésta SÍ se encuentra regulada por el SAT en el Anexo 20 de la RMF, publicada en el DOF en Diciembre de 2009 (2da Resolución de modificaciones a la Resolución Miscelánea Fiscal para 2009).

¿Tienes que facturar electrónicamente para alguno de tus clientes?

Si alguno de tus clientes es un gran detallista como Walmart, Chedraui y Liverpool seguramente te han comentado de la necesidad de facturarles electrónicamente y de acuerdo a requisitos específicos de cada una de estas cadenas. Aspel-SAE 4.6 no sólo genera el comprobante fiscal digital de acuerdo a las disposiciones fiscales, sino que te permite satisfacer los requerimientos de estas empresas.

Las grandes cadenas además de solicitar comprobantes que cumplan con los requisitos fiscales solicitan cierta información comercial que no está incluida en el Comprobante Fiscal Digital (CFD) éste tipo de información se almacena en un campo del CFD que se llama addenda. Cada una de las empresas antes mencionada solicita información específica y en un formato diferente, pero con Aspel-SAE este no es un problema.

¿Cómo se generan las addendas y/o complementos en Aspel-SAE?

La generación de addendas y/o complementos de las facturas electrónicas es tan sencillo como personalizar un formato, es decir, el sistema cuenta con una plantilla que sirve como “patrón” en base al cual se generará la addenda. Esta plantilla es un conjunto de instrucciones y campos que debe ser almacenada en la ruta donde se encuentra la base de datos y debe ser renombrada con la clave del cliente al cual se le va a facturar electrónicamente, por ejemplo: Si le voy a facturar a Liverpool y la clave de éste en mi catálogo de Aspel-SAE es el 1150, se debe renombrar el archivo a 1150.xml. Con ello, el sistema sabrá que cuando le facture al cliente 1150 debe crear la factura y “pegarle” el resultado del addenda y/o complemento.

De esta manera el comprobante generado cumplirá todas las disposiciones de tu cliente.

Aspel-SAE realiza todas las tareas requeridas de una manera muy sencilla, cumpliendo a su vez, con todas las disposiciones fiscales mencionadas. ¿Cómo lo hace?